Vier Grundsätze für verständliche Texte: Friedemann Schulz von Thun

Der kritische Umgang mit der deutschen Sprache ist zur Zeit populär. Bastian Sick, Redakteur bei Spiegel online, hat zwei Millionen Exemplare seiner beiden Bücher „Der Dativ ist dem Genitiv sein Tod“ verkauft. Zu Sicks „größter Deutschstunde aller Zeiten“ in Köln während des Buchfestivals „Lit.Cologne“ kamen rund 15.000 Menschen. Aber der richtige Gebrauch des Genitivs und des Apostrophs ist nicht das eigentliche Sprachproblem in deutschen Führungsetagen. Schwerer wiegt das Marketing- und Betriebswirtschaftskauderwelsch vieler Manager - und die Verständnislosigkeit, mit der deren Mitarbeiter darauf reagieren.

„Die können eh nicht auf deutsch mit uns reden!“

Schlechte und unverständlich formulierte Texte sind nicht nur ein Ärgernis für Sprachpuristen, sie werden in Unternehmen zu einem ernsthaften Führungsproblem. Und das aus mehreren Gründen:

- Mitarbeiter fühlen sich ausgeschlossen, wenn sie das Kauderwelsch ihrer Chefs nicht begreifen. Sie werden demotiviert und reagieren mit Ablehnung: „Die da oben können eh nicht auf deutsch mit uns reden!“

- Mitarbeiter müssen viel Zeit investieren, weil sie Texte erst mühsam entschlüsseln müssen. Vielfach lesen sie einen Text zwei- oder dreimal, bis sie ihn verstanden haben.

- Schlechte Texte verursachen Mißverständnisse und manchmal Ängste unter den Mitarbeitern, weil sie wegen ihrer Unklarheit unterschiedlich interpretiert werden. Nachfragen und Klärungen kosten deswegen ebenfalls viel Zeit.

- Schlechte Texte können hohe Kosten verursachen, wenn ein Mitarbeiter sie falsch versteht und deshalb eine falsche Entscheidung trifft.

Woran liegt es, daß trotzdem so viele Führungskräfte ihren Jargon pflegen? Zwei Gründe lassen sich erkennen. Zum einen lernen die meisten Studenten an deutschen Universitäten nicht das Handwerk verständlichen Schreibens. Im Gegenteil: Die Professoren verlangen von ihnen, jede noch so große Banalität sprachlich aufzuzwirbeln. Später - als Führungskräfte - schrecken die so Sozialisierten davor zurück, einfache Dinge einfach auszudrücken. Das ist übrigens in angelsächsischen Ländern anders. Dort gehört verständliches „Business Writing“ zu den Grundlagen des Studiums.

Selbst seine eigene Sekretärin hatte keine Ahnung

Zum anderen müssen Führungskräfte ihre Existenzberechtigung beweisen, vor allem gegenüber jenen, die sie und ihre Arbeit bezahlen. Durch eine abgeschottete und abschottende Fachsprache sichern sie sich Exklusivität und verhindern, daß manche allzu platte Erkenntnis auf Anhieb als solche durchschaut wird. Ein PR-Profi hat einmal das Anliegen seiner Zunft in bemerkenswerter Offenheit so formuliert: durch sprachliches Tarnen und Täuschen den Kunden zum Laien degradieren.

Diesen Führungskräften gelingt es nicht, die sprachliche Vernebelung aufzugeben, wenn die Kommunikation sich nicht mehr an ihre Kunden oder Auftraggeber, sondern an ihre Mitarbeiter richtet. Sie sind gefangen im Käfig ihres eigenen Jargons und merken oft nicht einmal, daß sie gar nicht mehr verstanden werden. Ein typisches Beispiel für diese Betriebsblindheit ist der Fall eines Abteilungsleiters in einem baden-württembergischen Großunternehmen. Der Manager beharrte darauf, daß „jeder im Betrieb“ mit einem bestimmten Fachbegriff etwas anzufangen wisse. Ein kleiner Test zeigte: Selbst seine eigene Sekretärin hatte keine Ahnung, was das Wort bedeutete.

Besondere Probleme etwa bei Entlassungen

So führt die Kluft zwischen der Managementsprache der Führungskräfte und der Sprache einfacher Mitarbeiter zu einer Entfremdung und wird damit zum Führungsproblem. Besonders fatal ist das, wenn im Unternehmen schwierige Veränderungen, zum Beispiel Entlassungen oder Umstrukturierungen, kommuniziert werden müssen.

Dabei gibt es seit den siebziger Jahren eine praxisorientierte Verständlichkeitsforschung, die vor allem von einer Forschergruppe um den Hamburger Kommunikationspsychologen Friedemann Schulz von Thun entwickelt wurde. Die Forscher haben vier Grundsätze für verständliche Texte formuliert:

1. Autoren sollten einfache, klare Worte mit wenigen Silben benutzen und Fremdwörter so weit wie möglich vermeiden; falls das nicht geht, müssen sie erklärt werden.

2. Autoren sollten ihre Texte übersichtlich gliedern und ihre Gedanken logisch miteinander verbinden.

3. Autoren sollten sich kurz und prägnant ausdrücken, zugleich aber darauf verzichten, zu viele Gedanken in einen Satz zu packen.

4. Autoren sollten das Gesagte hin und wieder durch Metaphern, Beispiele und Anekdoten anschaulich machen.

„Zu oft noch fehlt bei Führungskräften die Einsicht“

So einleuchtend sie klingen, so oft wird gegen diese Regeln in Firmenalltag verstoßen. Zumal sich nicht von heute auf morgen beheben läßt, was Schule und Universität über Jahre angerichtet haben. „Zu oft noch fehlt bei Führungskräften die Einsicht, daß verständliches Schreiben gelernt und geübt werden muß“, meint Professor Christoph Fasel, Leiter der renommierten Henri-Nannen-Journalistenschule in Hamburg und Professor für Kommunikationsmanagement an der Hochschule Calw. „Sie denken: Schreiben kann ich doch! Aber verständliches Schreiben ist ein Handwerk.“ So wie nicht jeder, der mit einer Backmischung einen leidlichen Kuchen hinkriegt, ein guter Konditor ist, so ist auch nicht jeder, der Sätze auf Papier formulieren kann, ein guter Schreiber.

„Führungskräfte müssen erkennen, daß durch verquaste Texte Mitarbeiter demotiviert und Ressourcen verschwendet werden“, sagt Christoph Fasel. Dann würden sie auch handeln, zum Beispiel indem sie an einem Schreibtraining teilnehmen. Damit sich letztlich Chef und Mitarbeiter im wahrsten Sinne des Wortes wieder verstehen.