Du bist nicht allein!

Denn hinter diesem Stichwort verbirgt sich eine Menge, und in jedem Unternehmen etwas anderes: Es geht um die Einhaltung von Rechtsvorschriften und von moralischen Regeln. Im Bereich Compliance verhindern die Unternehmen Verstöße gegen das Aktienrecht, aber auch gegen den Jugendschutz. Sie kämpfen gegen sexuelle Belästigung am Arbeitsplatz und gegen die Verletzung von Urheberrechten, wenn sich Mitarbeiter auf illegalen Tauschbörsen herumtreiben.

Keine lüsternen Blicke im Büro

Öffentlich bekannt wurde der Begriff in Deutschland vor fast zwei Jahren, als das Landgericht Düsseldorf sein viel diskutiertes "Wal-Mart-Urteil" fällte (Aktenzeichen: 10 TaBV 46/05). Der amerikanische Handelskonzern, der sich inzwischen wieder vom deutschen Markt zurückgezogen hat, hatte eine hausinterne Verhaltens-Richtlinie erlassen, die auch den zwischenmenschlichen Kontakt im Büro regulierte. Zweideutige Witze, Anspielungen oder "lüsterne Blicke" seien verboten.

Eigentlich sollte die Richtlinie sexuelle Diskriminierung im Büro verhindern, stattdessen werteten die Richter das "Kuss-Verbot" in Aufenthaltsräumen als Eingriff in die Grundrechte der Mitarbeiter. Noch dazu hatte das Unternehmen die Richtlinie ohne Beteiligung des Betriebsrats erlassen - in Deutschland ein Kardinalfehler. Das Beispiel zeigt, dass interne Verhaltensrichtlinien und die Kontrolle der Mitarbeiter ein großes Spielfeld für Arbeitsrechtler sein können. Nicht nur internationale Konzerne, auch mittelständische Unternehmen und der öffentliche Dienst sehen sich verstärkt "Compliance"Problemen gegenüber. Und nicht immer sind die Verbote und Kontrollen erlaubt.

Da die Zahl der arbeitsrechtlichen Vorschriften und Urteile stetig wächst und Gesetzesänderungen häufig sind, fällt es Personalabteilungen und auch der Anwaltschaft zunehmend schwer, den Überblick zu behalten. "Auf dem Gebiet der Compliance existiert bislang wenig Rechtsprechung", sagt Axel von Einem, Fachanwalt für Arbeitsrecht bei Heide Rechtsanwälte in Frankfurt. "Ein im Arbeitsrecht beratender Anwalt muss diesbezüglich vorausschauend und kreativ denken."

Effektiv ist Compliance nur dann, wenn eine "Bottom-up"-Struktur existiert, also die Informationen beim einzelnen Mitarbeiter ankommen und Pflichtverstöße sanktioniert werden. Für die Prävention stehen dem Arbeitgeber verschiedene Mittel zur Verfügung - von der klassischen Arbeitsanweisung über die vorgelagerte arbeitsvertragliche Vereinbarung bis hin zur Betriebsvereinbarung.

Der Kodex muss ganz unten ankommen

"Der Arbeitgeber kann vieles im Wege des allgemeinen Direktionsrechts durchsetzen, zumal die Arbeitsverträge zu dieser Materie regelmäßig keine Regelungen treffen", so Rechtsanwalt von Einem. Allerdings sind die Maßnahmen so vielfältig, dass ein genereller Rat nicht möglich ist, die Vor- und Nachteile müssen für jeden Einzelfall getrennt geprüft werden. Grund dafür sind auch die unterschiedlichen Arbeitsverträge, die in Unternehmen regelmäßig vorliegen.

Deshalb besteht bei großen Unternehmen Bedarf nach maßgeschneiderten Compliance-Programmen, die zugleich eine Wertekultur im Unternehmen etablieren. "Hier ist die Betriebsvereinbarung ein probates Mittel, um einheitliche Verhaltensstandards zu schaffen und sie der individuellen Situation des Unternehmens anzupassen", sagt Rechtsanwalt von Einem. Damit der Verhaltenskodex auch "ganz unten" ankommt, müssen die Mitarbeiter geschult werden, entweder in Seminaren oder in Online-Schulungen. Damit können die Unternehmen nicht nur ihre Werte vermitteln, sondern auch einer Haftung entgehen. So sieht das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz Haftungserleichterungen vor, wenn die Mitarbeiter geschult wurden. "Mit dem Nachweis der Schulung wappnet der Arbeitgeber sich bei späteren Diskriminierungen in seinem Unternehmen gegen Schadensersatzansprüche", sagt Rechtsanwalt von Einem. Überall in Deutschland finden derzeit Schulungen statt. Bei der Deutschen Telekom haben mehr als 10.000 Arbeitnehmer dieses Programm durchlaufen.

Anonyme Protokolle

Nicht nur Diskriminierung, auch privates Surfen am Arbeitsplatz ist ein Anwendungsfall für Compliance-Regeln. In manchen Betrieben sorgt beispielsweise "Porno-Surfen" für Zeitausfall und für Trojaner im firmeneigenen Rechner, aber auch für Belästigung am Arbeitsplatz, wenn andere Mitarbeiter mit den privaten "Vorlieben" des Privatsurfers konfrontiert werden. Immer häufiger kommen daher Webfilter-Technologien zum Einsatz, die den Zugriff auf spezielle Seiten verhindern und die illegale Internetnutzung erschweren. Wer trotzdem ein Schlupfloch findet, kann bis auf IP-Ebene zurückverfolgt werden. In einem Protokoll taucht auf, wer wann welche Seite besucht hat.

Ist der Betriebsrat damit nicht einverstanden, lassen sich die IP-Adressen verfremden, so dass die Protokolle nicht mehr die direkte Zuordnung eines Berichts zu einem Mitarbeiter ermöglichen. Nachträglich ist dies aber möglich. Alle Berichte lassen sich zudem automatisiert zu festgelegten Zeitpunkten archivieren, wieder löschen oder per Mail verschicken: Wenn der Chef, Personalleiter oder Compliance-Beauftragte es will, hat er täglich einen Report auf dem Tisch, der ihm die Arbeitsfreude seiner Mitarbeiter und die Compliance mit Gesetzen und internen Richtlinien vor Augen führt. Hat man einen Webfilter im Unternehmen installiert, wird man es in etwaigen gerichtlichen Auseinandersetzungen stets leichter haben, da man zeigt, dass man als Unternehmer seine Sorgfaltspflicht ernst nimmt.

Von einer "Whistleblower-Hotline" raten Experten indessen ab. Über solche Hotlines können Mitarbeiter ein regelwidriges Verhalten von Kollegen melden. Grundsätzlich ist die Einrichtung einer solchen Hotline erlaubt. Mit der Meldung von Verstößen gegen Verhaltenspflichten gehen jedoch die Erhebung, Übermittlung und Speicherung von personenbezogenen Daten einher. Wenn diese Daten automatisiert oder in nicht automatisierten Dateien verarbeitet werden, müssen die komplizierten Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) eingehalten werden.

Dokumentation wichtig

Darüber hinaus kann "Whistleblowing" das Betriebsklima schädigen. Solche Hotlines werden von manchen Mitarbeitern als Aufforderung zum Denunziantentum missverstanden. Vorgesetzte sollten daher besser informelle Kanäle nutzen - und einfach offen mit ihren Mitarbeitern sprechen, anstatt sie zum Petzen zu erziehen. Vom Einsatz solcher "Whistleblowers" rät Professor Christian Kirchner von der Humboldt-Universität zu Berlin auch aus praktischen Gründen ab. Verfüge ein Unternehmen über ein "Whistleblowing-System" und sei dies allgemein bekannt, würden Informationsströme bereits von vorneherein manipuliert. Letztlich kämen bei den verantwortlichen Stellen weniger Informationen an, als wenn man auf diese Maßnahmen verzichtet hätte. Aus diesem Grund haben auch die "Whistleblower-Hotlines" oft nicht den gewünschten Erfolg.

Für welchen Weg sich ein Unternehmen entscheidet - ob persönliche Gespräche, Webfilter, Hotlines oder Software gegen Geldwäsche: Wichtig ist, die Erfüllung der Compliance-Vorgaben umfassend zu dokumentieren. Liegt ein Verstoß vor, sollte dieser sofort geahndet werden. Nur so kann vor Gericht ein wirksames und funktionierendes Compliance-Programm nachgewiesen werden. Bei allen Maßnahmen sollte der Betriebsrat einbezogen werden. Compliance ist also nicht nur ein Thema für Regeln, sondern auch für das gelebte Miteinander im Unternehmen.